Электронная подпись для юридических лиц необходима для сдачи электронной отчетности, оптимизации электронного документооборота, выполнения банковских операций и участия в электронных торгах. Как и где получить электронную подпись для юридического лица, какой пакет документов необходимо подготовить, расскажем в нашем материале.
Электронная цифровая подпись для юридических лиц: особенности и преимущества
ЭЦП — это зашифрованная информация, которая подтверждает законность электронных документов и правомерность действий должностных лиц. Она заменяет обычную подпись и печать.
Электронная подпись оформляется на определенное должностное лицо (подписант). Это лицо будет нести юридическую ответственность за достоверность информации в подписываемых документах. Если таких сотрудников несколько, то персональный электронный ключ выпускается на каждого. Как правило, это руководитель и главный бухгалтер компании.
К слову, если в вашей компании нет бухгалтерского отдела, выполнить его функции могут специалисты на аутсорсе. Это удобно и выгодно: специализированные компании готовы взять на себя все ваши заботы с персоналом, бухгалтерией, налоговой отчетностью. Сравните, насколько сейчас это стало выгоднее, чем держать штатных сотрудников.
Хранится ЭЦП на USB-накопителе. Обычно на флешке с ЭЦП находятся:
программа для шифрования;
уникальный закрытый ключ шифрования;
сертификат, подтверждающий личность владельца ЭЦП и открытый ключ, который используется для расшифровки подписи.
Устройство подключается к компьютеру и после настройки рабочего места, подпись готова к использованию.
Для расшифровки электронной информации используется специальная программа - криптопровайдер. Эта программа обеспечивает подлинность и целостность файла, к которому в установленном порядке прикрепляется ЭЦП.
Например, если соответствующим файлом является бухгалтерский документ, то ЭЦП удостоверяет факт, что:
подписантом документа является бухгалтер или иное уполномоченное лицо;
с момента подписания документа внесение изменений в него не производилось.
Электронный ключ подписи для юридических лиц выдают только аккредитованные удостоверяющие центры (УЦ), а для его создания используются программные средства, соответствующие требованиям ФЗ № 63 “Об электронной подписи” и одобренные службами ФСБ. ЭЦП обеспечивает наивысшую степень защиты документа. По юридической значимости электронная подпись приравнивается к подписи от руки.
Когда использование ЭЦП обязательно
Для участия в электронных торгах согласно ФЗ №44 необходимо получить сертификат квалифицированной подписи. Заказчики (лица, которые размещают заказ) получают электронную подпись в Федеральном казначействе, а поставщики (участники закупки) - в одном из аккредитованных УЦ.
Закупки на электронных площадках проводят организации с госучастием (ФЗ № 223), коммерческие организации. Для работы на различных электронных площадках сначала необходимо уточнить, соответствует ли ЭЦП установленным там требованиям.
Юридическим лицам электронная подпись необходима для ЭДО с государственными органами, для сдачи отчетности по НДС, НДФЛ, ЕИАС ФСТ, взаимодействию с контрагентами, участию в торгах, тендерах и госзакупках.
Полезный сервис для ИП и ООО: аутсорсинг бухгалтерии. В каждый тариф включены бухгалтер, кадровик, юрист и возможность проверки контрагентов. При подключении в этом месяце - подарок. Подробности здесь.
Преимущества ЭЦП
Использование ЭЦП имеет ряд преимуществ:
Надежность. Электронный документ, подписанный ЭЦП, можно передавать по защищенным каналам связи без пересылки бумажного носителя информации.
Подделать ЭЦП практически невозможно. При каждой операции данные шифруются, а при подписании документа проставляется метка времени, которая в случае возникновения спорных ситуаций служит доказательством в суде.
Гарантия неизменности документа после подписания. Любые изменения, внесенные в документ после ее подписания ЭЦП, сделают подпись недействительной. Документ, подписанный от руки, никак не защищен от дальнейших изменений.
Широкая сфера применения. В некоторых ситуациях подписание документов от руки бывает невозможным, что делает использование ЭЦП обязательным. Работа с информационными системами, управление компанией дистанционно, сдача определенных видов отчетности в госорганы, урегулирование судебных споров и т.д. подразумевают использование электронной подписи.
Виды ЭЦП
Юрлица используют ЭЦП двух типов:
1. Неквалифицированная электронная подпись. Предназначена для подписи внутренних документов (приказы, отчеты, инструкции, заявления и т.д.), для работы на коммерческих торговых площадках, для обмена документами с контрагентами и других нужд.
2. Квалифицированная электронная подпись. Используется для сдачи отчетов и работе с госорганами, на сайте госуслуг, взаимодействию с контрагентами, участия в электронных торгах и т.д.
Дмитрий Усольцев,
Консультант, направление «Юридическая практика»
Группы компаний SRG
С 1 октября 2019 года вступил в силу Федеральный закон от 18.03.2019 N 34-ФЗ, который предусматривает ряд важных нововведений в ГК РФ:
Вводится новый объект гражданских прав – цифровые права;
Изменяются правила о соблюдении формы сделки. Теперь сделка считается соблюденной в случае совершения лицом с помощью электронных либо иных технических средств, позволяющих воспроизвести на материальном носителе в неизменном виде содержание сделки. При этом требование о наличии подписи считается выполненным, если использован любой способ, позволяющий достоверно определить лицо, выразившее волю.
Таким образом, использование логина и пароля к личному кабинету на веб-сайте, использование уникальных паролей, высылаемых на мобильный телефон при совершении конкретной транзакции, использование в качестве идентификатора адреса электронной почты (для доступа к которой также необходимо знание пароля) - все это подпадает под понятие простой электронной подписи.
Усиленная неквалифицированная электронная подпись формируется с помощью криптографического преобразования информации и имеет дополнительные признаки защиты: ключ проверки и подтвержденные средства электронной подписи. Усиленная неквалифицированная электронная подпись даёт возможность вести электронный документооборот, но для придания своим действиям юридической значимости его участники должны заключить между собой соглашение, в котором будет прописан порядок использования электронной подписи и признание ее равнозначности.
Усиленная квалифицированная электронная подпись сочетает все признаки неквалифицированной электронной подписи, однако все средства криптографической защиты информации такой подписи должны быть сертифицированы в Федеральной службе безопасности РФ.
Кроме того, с 01.07.2020 вводится понятие метки доверенного времени и устанавливается механизм ее использования. Она представляет собой информацию в электронной форме о том, когда (дата, время) документ был подписан электронной подписью. Эту метку будет создавать и проверять доверенная третья сторона, удостоверяющий центр или оператор информационной системы (пп. «е» п. 1 ст. 1 Федерального закона от 27.12.2019 N 476-ФЗ)
